Lean Office

Le LEAN, déjà bien implanté dans le secteur manufacturier, s'installe dans les entreprises de services ainsi que les différents services supports d'une organisation.  

 

Les milieux financiers, assurances, médicaux, collectivités locales et également les fonctions supports tels que la finance, les ressources humaines, le développement/conception ou l'informatique, adoptent  les principes du Lean Office pour "FAIRE PLUS AVEC AUTANT"

 

 

Apprendre à voir

Le Lean Office Management Office a pour objectif de rendre les processus administratifs les plus lean (maigres) possible. Nous nous efforçons par un travail collaboratif d'augmenter votre efficacité par l'élimination des gaspillages (MUDA) ou des tâches à non valeur ajoutée.

 

Il arrive très souvent que ces gaspillages se forment de façon lattente, n'apportant ainsi aucune valeur ajoutée pour le client ou s'insèrent sournoisement dans des activités, dans des tâches inutiles au bon fonctionnement de l'organisation.

 

Nous pouvons répartir les gaspillages du Lean Office en 7 catégories

 

Surproduction        

trop de dossiers, mails, rapports

Attente

signature, approbation, des infos

Transport                    

de l'information, du papier, archives

Retouche

correction d'erreur de saisie, 

Déplacement

d'un bureau à l'autre, photocopieurs

Surprocessus

double "input", double vérifications

Stocks

messageries, fichiers, dossiers en retards,

 

Dans les processus administratifs, nous faisons tellement de retouches que l'on ne s'en rend même plus compte. Pour erradiquer les gaspillages, le lean Office Management s'appuie entre autre sur un outil de cartographie (VSM) pour mieux voir et comprendre les problèmes de fluidité dans une chaîne de valeur.

 

Cette cartographie permet entre autre de mesurer le temps d'écoulement, les gaspillages, les stocks de dossiers entre deux départements ou services pour ainsi calculer l'efficience du flux analysé. Ne vous étonnez pas de retrouver des efficiences à moins de 15% dûes aux nombreux gaspillages visibles ou invisibles.

 

La première difficulté est d'apprendre à repérer ces gaspillages.  La seule méthode efficace consiste à aller voir sur le terrain où ils se produisent et rencontrer tous les acteurs concernés par le flux. 

Sur place, on repère et analyse plus efficacement les dysfonctionnements à la source, pour éliminer ainsi les causes racines. La mise en place d'un management visuel  est entre autre, un outils "magique" qui permet de s'assurer de rendre visible l'invisible et favoriser l'élimination définitive de ces gaspillages et irritants.

Comment nous joindre

SARL MEXO
729 rue Fin de la Louza

73250 St-Pierre d'Albigny
Mail: sylvain.fortin@mexo.fr
Téléphone : 06 21 24 32 56